انشعاب گرم هات تپ یک فرایند چندمتغیری و دارای عناصر تعیین کننده پرشمار است که عدم توجه به هر یک از آن ها می تواند فرایند را به صورت کلی با چالش مواجه کند. اتصالات دائمی نظیر ولو و اسپلیت تی، اتصالات موقت نظیر خود دستگاه هاتتپ، اجزای محرک دستگاه هات تپ و قطعات و ابزارهای یاری رسان به پیشبرد پروژه باید دارای یک نظم و توازن منطقی با یکدیگر باشند. در غیر این صورت هر کدام می توانند بر دیگری مزاحمت ایجاد کرده و به این صورت در فرایند اختلال ولو جزئی ایجاد کنند. اجزای یک فرایند همچون اجزای یک پیکر هستند و با همدیگر یک کل واحد را تشکیل می دهند. بنابراین اختلال در یک جزء به معنای آسیب رسیدن به کل مجموعه می باشد. برای مثال اگر میان ابزارهای نصب شده برای برش گرم لوله، و قطر اتصال اسپلیت تی تناسب وجود نداشته باشد کل فرایند دچار چالش می شود. بنابراین برقراری تناسب میان این اجزا و فرایندها امری ضروری است.
برای نیل به این هدف ابتدا می بایست قدم هایی اساسی برداشته شود که در ادامه به شرح و تفصیل اشاره خواهد شد:
اولین کار لازم برای رعایت این تناسب و تعادل همگن سازی فرایندها و ابزارهایی است که در طراحی ها و برنامه ریزی ها بر سر استفاده از آن ها توافقات لازم انجام می شود. در این خصوص حتی اگر فرایندهای طراحی و برنامه ریزی در خصوص اجرای هر یک از مراحل هات تپ به صورت جداگانه انجام می شود، مجموعه طراحی و برنامه ریزی باید خروجی های خود را در قالب یک تیم کاری به مشورت با سایرین بگذارد تا هماهنگی های لازم در این خصوص صورت گیرد. برای مثال ممکن است حداکثر فشاری که از جانب محرک قرار است بر دستگاه هات تپ وارد شود، برای راه اندازی و برش گرم مناسب بوبه توسط دستگاه هات تپ کافی نباشد. در این شرایط بهتر است برنامه ریزی های لازم پیشاپیش انجام شود. تیم مهندسی اجرای hot tap باید ضخامت و جنس لوله را در نظر داشته باشد و با توجه به آن حداقل فشار مورد نیاز برای برش گرم لوله را محاسبه نماید. تنها در این صورت است که می توان محرکی متناسب با ماهیت کار را انتخاب و آن را برای فشار مورد نظر جهت اجرای هات تپ آماده سازی کرد.
نه تنها محرک، بلکه اتصالات آن نظیر شیلنگ و مولتی پلیر نیز باید توان انتقال فشار مورد نظر بر دستگاه هات تپ را داشته باشند. چه بسیار فرایندهایی که در آن ها تمامی مراحل و برنامه ریزی ها به درستی پیش رفته است و حتی محرک نیز متناسب با فشار کاری مورد نیاز برای hot tap آماده سازی شده است، اما به دلیل مولتی پلیر نامناسب، فشار مورد نظر از محرک به دستگاه hottap machine منتقل نشده است و به همین دلیل فرایند با مشکل مواجه شده است.
یا برای نمونه ای دیگر ممکن است در نتیجه تفاوت ها در سیستم و روش های طراحی، اسپلیت تی ساخته شده دارای قطری کمتر از قطر کاتر آماده شده جهت انجام عملیات هات تپ در یک سایز مشخص باشد. در این شرایط نیز بدون شک با مشکل مواجه خواهیم شد. این مهم تنها در صورت تفاوت در روش ها روی خواهد داد و از این رو تیم های سازنده اسپلیت تی و مجموعه آماده کننده دستگاه هات تپ در این خصوص هماهنگی های لازم را داشته باشند. گیر کردن کاتر به جداره اسپلیت تی به معنای ناتوانی آن در ادامه پیشروی و در نتیجه متوقف ماندن عملیات انشعاب گرم hot tap خواهد بود.
از دیگر مواردی که ممکن است در نتیجه ناهماهنگی ها میان واحدها رخ دهد عدم تناسب اتصالات با یکدیگر خواهد بود. چنان که می دانیم اتصالات از ناحیه فلنج به همدیگر متصل هستند. ولو روی اسپلیت تی نصب می شود و دستگاه هات تپ نیز روی ولو نصب خواهد شد. اگر بنا به هر دلیلی از جمله اهمال در ملاحظه سایزها یا اختلاف نظر بر سر سایز و فشار طراحی و آماده سازی اتصالات و دستگاه هات تپ فرایند به اختلال خورد، بدیهی است که پیشبرد کار مستلزم تعویض و تعمیر اتصالات خواهد بود. چنان که می دانیم اتصالات سر فلنج دار حتی در صورت هم سایز بودن در صورتی به همدیگر متصل خواهند شد که کلاس فلنج آن ها نیز مشترک باشد. در غیر این صورت پیچ و مهره کردن اتصالات روی یکدیگر امکان پذیر نخواهد بود.
تنها پس از انجام این دست هماهنگی ها، در مرحله برنامه ریزی و طراحی خواهد بود که قادریم فرایندهای اجرایی شامل ساخت اتصالات، نصب و آماده سازی و اجرای عملیات هات تپ را به پیش ببریم. در غیر این صورت انجام گام های بعدی مقرون به فایده نخواهد بود و احتمال بروز رخدادهای آسیب زا به فرایند زیاد خواهد بود.
متعاقب انجام هماهنگی های مذکور، تیم اجرایی آماده سازی ابزارها و دستگاه ها را به انجام می رساند و سپس فرایند ساخت اتصالات، تست ولو، آماده سازی دستگاه هات تپ و سایر فرایندهای پشتیبانی به انجام خواهد رسید. باید توجه داشت که پایش فرایند و بازرسی خروجی هر یک از فرایندها جزو الزامات کاری تیم های هات تپ محسوب می شود و در هر مرحله هم کیفیت و صحت خروجی و هم هماهنگی و تناسب آن با فرایندهای موازی باید مورد پایش و بررسی قرار گیرد. بعد از انجام مقدمات فوق می توان از صحت اجرای عملیات هات تپ به بهترین شکل ممکن مطمئن بود.
انتخاب یک مجموعه یا فرد به عنوان بازرس و مدیر فرایندها می تواند اقدامی راهگشا و مفید جهت انجام بی کم و کاست عملیات هات تپ باشد. به عبارتی دیگر تیم های طراحی و مهندسی می توانند به نیابت از خود یک ناظر برای پایش هر یک از فرایندها و مراحل اجرای کار گرم hot tap را برگزینند و او را مسئول سنجش صحت هر یک از فرایندها گردانند. ناظر فرایند هات تپ در واقع واسطه میان فرایندهای مهندسی و اجرایی، و نیز عاملی است که صحت فرایندهای اجرایی هات تپ را مورد تأیید و بررسی قرار می دهد. بروز اختلال در هر یک از مراحل اجرایی کار گرم هات تپ می تواند منشأ آسیب های اقتصادی و فنی و اعتباری آشکار برای مجری hot tap باشد. برگزیدن ناظر فرایندها می تواند از دامنه دار شدن ایرادات بروز یافته پیشگیری کند و باعث شود حتی در صورت بروز ایراد، مشکل ایجاد شده پیش از آن که در فاز اجرایی خود را بروز دهد، در همان مرجله آماده سازی و پشتیبانی فرایند هات تپ رفع شود و به این ترتیب از تبعات و دامنه ایراد به طرز محسوسی کاسته شود.