هات تپ خطوط لوله و مخازن به جهت این‌که جزو فرایندهای ویژه در صنعت محسوب می‌شود، و نیز از آن‌جا که دارای متغیرهای فنی متعددی می‌باشد نیازمند ملاحظات و تدابیر ویژه است؛ در غیر این صورت بروز ایراد حین انجام هر یک از گام‌های آن محتمل خواهد بود. وجود عوامل تعیین کننده‌ای نظیر ضخامت لوله، جنس لوله، دمای سیال، فشار و نیز جریان آن از جمله فاکتورهایی هستند که مراحل عملیاتی انجام هات تپ نظیر ساخت و نصب اسپلیت تی، نصب ولو و انجام عملیات هات تپ را تحت‌الشعاع خود قرار می‌دهند و از این‌رو دقت در رعایت استانداردها و در عین حال توجه به مشخصات فنی لوله و سیال جزو الزاماتی می‌باشد که مجری هات تپ باید نسبت به آن‌ها آگاهی داشته باشد. خروجی هر مرحله نیازمند انجام تست‌ها و بازرسی‌های ویژه است و از این‌رو بازرسی‌های مذکور سنگ محک مناسبی برای برآورد صحت و دقت عملکرد مجری عملیات هات تپ قلمداد می‌شود.
بنابراین مجری انجام عملیات هات تپ می‌بایست برای هر یک از رویه‌های جاری در عملیات هات تپ دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی ویژه عملیات را تدوین و به تأیید کارفرما رسانده باشد.هماهنگی‌ها و ترتیبات مهندسی پیش از آغاز عملیات بدون شک در پیشبرد صحیح عملیات هات تپ نقش تأثیر‌گذاری خواهد داشت.
در این راستا تدوین دستورالعمل‌ها و مستندات زیر برای انجام عملیات هات تپ ضروری بوده و حتی در صو.رت عدم درخواست کارفرما و مشتری، مجری هات تپ می‌بایست برای خود تهیه و تدوین و به اپراتورهای فرایندهای مختلف ارائه داده باشد:
کتابچه هات تپ: تدوین یک کتابچه جامع که شرح کلی فرایند هات تپ با ذکر تمامی مراحل آن را در بر داشته باشد یکی از وظایف مجریان عملیات هات تپ می‌باشد. این کتابچه بدون توجه به شرایط ویژه هر پروژه، شرح فرایند را به صورت کلی انجام خواهد داد و از این‌رو گام‌های کلی و عمومی هات تپ را ذکر خواهد کرد. بهتر آن است که این مستند در دسترس تمامی کاربران و مشتریان بالقوه هات تپ قرار گیرد تا ضمن آشنایی با مزایای عملیات هات تپ و گام‌های عملیاتی آن نسبت به فرایند آشنایی کلی حاصل کنند.
این کتابچه با توجه به کلی بودن برای تمامی عملیات‌های هات تپ مصداق دارد و شامل شرح فرایندهای موجود در عملیات و لوازم هر یک از فرایندها می‌باشد. به طور کلی کتابچه هات تپ می‌تواند فرایندهای زیر را شرح دهد:
- فرایندهای اصلی: شامل ساخت اسپلیت تی، جوشکاری اسپلیت تی روی لوله، نصب ولو و انجام عملیات هات تپ.
- فرایندهای پشتیبانی که نقش پشتیبانی و کمک به پیشبرد عملیات هات تپ را ایفا خواهند کرد. برای مثال لوازم انجام فرایند ساخت اسپلیت تی شامل دستگاه جوش، الکترودها، متریال‌ها و ابزارها شرح داده شده و الزامات فراهم‌آوری هر یک از این موارد ذکر خواهند شد. یا گام‌های تجهیز و آماده‌سازی دستگاه هات تپ برای انجام عملیات و تست فشار آن جهت حصول اطمینان از ضریب مقاومت دستگاه هات تپ در مقابل فشار و دمای سیال خط لوله توضیح داده می‌شود. در این فرایند انصالات و قطعات دستگاه هات تپ، کارکرد آن ها و شیوه نصب و محل قرارگیری‌شان مشخص می‌شود.
کتابچه هات تپ مختصاتی کلی ولی دقیق از عملیات هات تپ ارائه داده و به سفارش‌دهندگان و مشتریان اطمینان می‌دهد که مجری هات تپ توان و قابلیت انجام عملیات هات تپ را به صورت بالقوه دارا است. این سند اثبات کننده دانش فنی و تجریه پیمانکار در زمینه انجام عملیات هات تپ خواهد بود.
دستورالعمل ساخت اسپلیت تی: این دستورالعمل مراحل ساخت اسپلیت تی بر حسب نیاز پروژه را شرح داده و الزامات هر گام را ذکر خواهد کرد. طراحی نقشه اسپلیت تی، تحویل و توجیه آن به اپراتورهای ساخت، نوع الکترودهای انتخابی بر حسب نیاز پروژه، تعداد پاس‌های جوش مورد نیاز، الزامات اجرایی فرایند جوشکاری و مواردی نظیر این می‌بایست در این دستورالعمل تدوین شده باشند. بدون شک این الزامات بر اساس مشخصات فنی خط لوله و ویژگی‌های سیال تدوین می‌شود. تیم مهندسی با دریافت اطلاعات فنی خط و تطبیق دادن الزامات کار هات تپ روی لوله مذکور با استانداردهای بین‌المللی، و نیز به پشتوانه سابقه و دانش فنی خود دست به تجزیه و تحلیل زده و در نهایت خروجی کار را در قالب یک دستورالعمل آماده خواهند کرد.
دستورالعمل انجام عملیات هات تپ: در خصوص فرایند اجرایی عملیات هات تپ که شامل پیشروی دستگاه کاتر و برش لوله می‌باشد نیز تدوین یک دستورالعمل جامع و کامل الزامی است. مهم‌ترین نکته در این مورد تعیین میزان پیشروی است. اپراتور هات تپ ممکن است بر حسب تجربه خود برآوردی تقریبی از میزان پیشروی لازم برای برش لوله حین هات تپ داشته باشد، اما این امر کفایت نمی‌کند. تیم مهندسی باید بر حسب سایز لوله اصلی و سایز انشعاب میزان دقیق پیشروی کاتر را مخص کند و به اپراتور هات تپ گزارش کند. در این صورت نه مشکلی نظیر برش ناکافی لوله و ناتمام ماندن عملیات هات تپ را خواهیم داشت و نه پیشروی بیش از اندازه و هرز گردی کاتر در محیط درونی لوله را خواهیم داشت که چه بسا ممکن است به جداره مقابل لوله نیز آسیب وارد کند.
همچنین بر حسب جنس و ضخامت لوله سرعت پیشروی نیز باید مشخص شود. در صورتی که باردهی به دستگاه هات تپ با سرعتی بیش از حد مجاز صورت گیرد ممکن است اتصالات و قطعات دستگاه هات تپ علی‌الخصوص کاتر هات تپ دچار آسیب شود و برش لوله ناتمام باقی بماند. همچنین در خصوص اقدامات لازم جهت نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه دستگاه هات تپ پیش و پس از اتمام پروژه نیز باید توضیحات لازم درج شود تا به اطلاع اپراتورهای هات تپ برسد.
موارد ذکر شده که بخشی از دستورالعمل‌های مورد نیاز برای شروع کار را شرح داده‌اند الگویی محسوب می‌شوند که باید در خصوص تمامی گام‌ها و فرایندهای هات تپ تعمیم داده شوند. تدوین این قسم مستندات بدون شک در شفاف‌سازی امور و رفع ابهامات، استاندارد سایزی افزایش ضریب اطمینان فرایندها و کسب اعتماد مشتری بسیار حائز اهمیت خواهد بود. باید تکرار کرد که عملیات هات تپ جزو فرایندهای ویژه در خطوط لوله بشمار می‌رود و اهمال و بی توجهی به هر یک از گام‌ها تبعات جبران‌ناپذیر برای مجموعه و مجری عملیات هات تپ خواهد داشت.