هات تپ یک فرایند خطی زمان بر بوده و بسته به میزان پیچیدگی هایش زمان انجام عملیات نیز بیشتر خواهد شد. مجریان عملیات انشعاب گرم هات تپ باید نسبت به زمان بندی انجام عملیات هات تپ حساسیت داشته باشند تا دچار دوباره کاری ها و صرف هزینه و زمان بیش از حد استاندارد برای انجام کار نباشند. اصولا انجام فرایندهایی نظیر زمان سنجی و برنامه ریزی عملیات به صورت دقیق برای هات تپ امکان پذیر نیست اما با این وجود می توان مختصاتی کلی از کار و کلیه مراحل و مراتب آن ارائه داد. به این جهت نیازهای عملیات به جهت سلسله مراتب و ترتیب انجام کار گرم، تأسیسات مورد نیاز، نیروی انسانی مورد نیاز در هر مرحله و تخصص و مهارت آن، و نیز هماهنگی های نرم افزاری برای پیشبرد دقیق تر و بهینه تر کار ارائه داد. از این رو شرکت هایی که کار اجرای عملیات هات تپ را انجام می دهند باید نسبت به برنامه ریزی پروژه انشعاب گیری گرم دقت و وسواس کافی را به خرج دهند در غیر این صورت در طول فرایند دچار کارهای اضافی خواهند شد. چه بسا از جا افتادن یکی از مراحل ولو جزئی کار باعث ایجاد وقفه ای مشهود در عملیات انشعاب گیری گرم هات تپ شود، یا فراموشی در تهیه تأسیسات و ماشین آلات و چه بسا ابزارآلات بسیار ساده باعث بروز وقفه در روند انجام کار شود. این امر خصوصاً در شرایطی که کار در مرحله پایانی خود بوده و مجری هات تپ در حال اجرای عملیات برش گرم hot tap می شود بیشتر بروز می یابد. در زمان اجرای عملیات تیم های ایمنی و بهداشت، آتش نشانی و کمک های اضطراری در محل انجام عملیات حاضر می باشند. کلیه تأسیسات سنگین مورد نیاز برای انجام عملیات آماده شده اند و در حال کار می باشند. ممکن است مجتمع صنعتی کارفرما بخشی از فعالیت های خود را به منظور انجام عملیات هات تپ اصلاح کرده باشد. بنابراین هر گونه وقفه در انجام عملیات هات تپ فرایندهای جاری مجتمع صنعتی را دچار خدشه می کند.
بنابراین تهیه و تأمین کلیه تجهیزات و تأسیسات جزو ضرورت های عملیات انشعاب گیری گرم می باشد که لازمه آن نیز برنامه ریزی می باشد. واحد برنامه ریزی اجرای هات تپ در درجه اول می بایست کلیه مراحل و پیش نیازهای هر فرایند را تشخیص و بررسی کند. سپس آن ها ر لیستی آورده شده و به عنوان راهنمای مراحل بعد مورد توجه قرار می گیرند. مراحل انجام انشعاب گیری گرم به طوری کلی به شرح زیر می باشند:
- ابتدا فرایند ساخت اتصال مورد نیاز برای اجرای عملیات مورد آنالیز قرار می گیرد. انتخاب نوع اتصال، تهیه مواد و متریال های آن شامل لوله به سایز لوله اصلی و لوله انشعابی، الکترودهای مناسب، دستگاه جوش قوس الکتریکی، جوش آرگون، تأسیسات مورد نیاز نظیر برق و… جزو لوازم ضروری عملیات می باشند. سپس فرایند ساخت اتصال شامل برش لوله، سنگ زنی قطعات بریده شده لوله و جوشکاری آن ها به یکدیگر مراحل ساخت اتصال هات تپ می باشند. واحد برنامه ریزی هات تپ باید نسبت به تهیه و تأمین تجهیزات و زمان و نیروی انسانی هر یک از این مراحل پیش بینی های لازم را انجام داده باشد.
- سپس فرایند شامل نصب اتصال روی لوله یا مخزن می باشد که پیش از اجرای عملیات انشعاب گیری گرم یا هات تپ صورت می گیرد. ابتدا به ساکن می بایست تست های فشار و جوش لازمه روی اتصلات انجام شود تا برای عملیات انشعاب داغ و مختصات فنی خط لوله یا مخزن مناسب باشد. در صورتی که اتصال جوشی باشد باید دستگاه جوش و الکترود مناسب با فرایند تهیه شود. اما اگر اتصال مکانیکی باشد می بایست ابزار لازم برای پیچ و مهره اتصال مکانیکی مذکور فراهم شود. زمان انجام فرایند جوشکاری نیز بسته به سایز لوله اصلی متغیر می باشد، هر چه سایز لوله بالاتر باشد زمان بیشتری صرف کار می شود. انتخاب بهترین و ماهرترین جوشکارها برای جوشکاری اتصالات روی لوله یا مخزن جزو الزامات انجام عملیات می باشد، چرا که جوشکاری روی خطی انجام می شود که سیال در آن جریان دارد و حاوی مواد قابل احتراق است. از این رو حین جوشکاری باید احتیاطات ویژه را در نظر داشت تا در اثر سوراخ شدن لوله یا مخزن عملیات دچار سانحه نشود.
- نصب ولو مرحله بعدی انجام عملیات است. ولو تست شده روی اتصال قرار می گیرد و روی آن پیچ و مهره می شود. ولو متناسب با سایز انشعاب و فشار کاری خط انتخاب می شود و پیش از نصب تست فشار روی آن انجام یم شود تا دچار نشتی و مواردی از این قبیل نباشد.
- در مرحله نهایی دستگاه هات تپ روی ولو نصب می شود و عملیات انشعاب گیری گرم هات تپ به انجام می رسد. این مرحله می بایست بر عهده اپراتورهای ماهر عملیات انشعاب گرم باشد. یک عملیات هات تپ خط لوله یا مخزن شامل راه اندازی و نصب منبع تغذیه یا پاور یونیت، و انجام عملیات باردهی به دستگاه هات تپ است. راه اندازی پاور یونیت و نصب آن به دستگاه هات تپ خود نیازمند زمان مشخصی است که معمولاً توسط اپراتوری انجام می گیرد که در زمینه برق و اتصالات دارای تبحر نسبی می باشد. سپس عملیات باردهی دستگاه هات تپ شروع می شود که بسته به آیتم هایی نظیر جنس لوله، ضخامت لوله، سایز انشعاب و ویژگی های دستگاه هات تپ زمان انجام آن متفاوت است.
واحد برنامه ریزی عملیات هات تپ باید نسبت به تمامی مراحل فوق و ابعاد و اجزاء ان دقت کافی را به خرج دهد. باید تمامی قوا و تجهیزات لازم برای انجام هر یک از فرایندهای فوق به صورت کامل تهیه و تدارک دیده شوند و در اختیار واحدهای فنی و مهندسی و اجرایی قرار کیرند و فازهای اجرایی بر حسب آن ها انجام شوند. روند اجرایی کار می بایست توسط یک بازرس مورد ارزیابی و پایش قرار گیرد.
مراحل و مراتب و تأسیسات و تجهیزات هر یک از این فرایندها باید در یک لیست خلاصه شده باشند تا توسط بازرس چک شوند. چک لیست عملیات هات تپ شامل تمام مراحل پیش عملیاتی و عملیاتی انجام فرایند انشعاب گرم می باشد که حکم خرجی فاز برنامه ریزی را دارد و همچون یک نقشه راه، دستور کار اجرایی را پوشش می دهد.